Urząd Gminy: Referaty i zadania UG Kostomłoty
W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i samodzielne stanowiska:
1) Referat Promocji, Infrastruktury i Funduszy Zewnętrznych - PIFZ;
2) Referat Finansowy - F;
3) Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich - OSO;
4) Referat Inwestycji, Nieruchomości, Rolnictwa i Ochrony Środowiska - INROŚ;
5) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - POIN;
6) Komendant Gminny Ochrony Przeciwpożarowej - KGOP;
7) stanowisko kierowcy - konserwatora OSP – KOSP
Nadzór:
1. Wójt nadzoruje pracę Referatu Promocji, Infrastruktury i Funduszy Zewnętrznych oraz
samodzielnych stanowisk.
2. Skarbnik nadzoruje pracę Referatu Finansowego.
3. Sekretarz nadzoruje pracę Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.
4. Zastępca nadzoruje pracę Referatu Inwestycji, Nieruchomości, Rolnictwa i Ochrony Środowiska
Skład referatów :
1. Referat Promocji, Infrastruktury i Funduszy Zewnętrznych:
1) stanowisko ds. promocji i rozwoju gminy;
2) stanowisko ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych;
3) stanowisko ds. infrastruktury drogowej;
4) stanowisko ds. zamówień publicznych.
2. Referat Finansowy:
1) Główny Księgowy;
2) stanowisko ds. księgowości urzędu gminy;
3) stanowisko ds. księgowości podatkowej;
4) stanowisko ds. księgowości – kasjer;
5) stanowisko ds. egzekucji należności pieniężnych i płac;
6) stanowisko ds. księgowości i egzekucji należności;
7) stanowisko ds. księgowości wymiarowej;
8) stanowisko ds. księgowości - kasjer - rozliczenie VAT.
3. Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich:
1) stanowisko ds. obsługi kancelaryjnej;
2) stanowisko ds. obsługi rady gminy;
3) stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych;
4) stanowisko zastępcy kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;
5) stanowisko ds. Urzędu Stanu Cywilnego;
6) stanowisko informatyka;
7) stanowisko pracowników obsługi (sprzątaczka/sprzątaczka/ konserwator).
4. Referat Inwestycji, Nieruchomości, Rolnictwa i Ochrony Środowiska:
1) stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami;
2) stanowisko ds. planowania przestrzennego;
3) stanowisko ds. rolnictwa i ochrony środowiska;
4) stanowisko ds. budownictwa;
5) stanowisko ds. sieci technicznych uzbrojenia terenu;
6) stanowisko ds. gospodarki odpadami i EMUiA.
KOMPETENCJE:
Wójt realizuje zadania określone w ustawie o samorządzie gminnym oraz wynikające z innych aktów prawnych, a także zapewnia współdziałanie Urzędu z właściwymi organami władzy publicznej, a w szczególności z organami administracji rządowej i innymi jednostkami samorządu terytorialnego.
2. Wójt pełni funkcję kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
3. Do zadań i kompetencji Wójta należy w szczególności:
1) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy oraz reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz;
2) nadzorowanie realizacji budżetu Gminy;
3) podejmowanie czynności w sprawach niecierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu Gminy;
4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu;
5) wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Urzędu;
6) wydawanie decyzji i innych aktów indywidualnych z zakresu administracji publicznej;
7) udzielanie pełnomocnictw w sprawach należących do jego kompetencji;
8) przedkładanie Radzie projektów uchwał Rady;
9) wykonywanie innych zadań przewidzianych przez przepisy prawa.
Do zadań Zastępcy należy w szczególności:
1) zastępowanie Wójta podczas jego nieobecności przy kierowaniu bieżącymi sprawami Gminy oraz reprezentacji na zewnątrz;
2) przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy;
3) wykonywanie innych zadań wynikających z pełnomocnictw, upoważnień i poleceń Wójta.
Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1) sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji;
2) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem zasad rzetelnego i terminowego załatwiania spraw przez pracowników oraz prawidłowej obsługi interesantów Urzędu;
3) nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;
4) nadzorowanie i koordynowanie uczestnictwa pracowników w różnych formach podnoszenia wiedzy i kwalifikacji zawodowych;
5) przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy;
6) nadzorowanie i realizowanie zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów i referendów;
7) organizowanie i przeprowadzanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze;
8) nadzorowanie i organizowanie przebiegu służby przygotowawczej;
9) przeprowadzanie okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników;
10) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między pracownikami;
11) przedkładanie propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu;
12) nadzór nad przygotowywaniem materiałów na posiedzenia Rady oraz Komisji, w tym również projektów uchwał;
13) zapewnienie i nadzór w zakresie obsługi prawnej Urzędu i jednostek organizacyjnych;
14) wykonywanie innych zadań wynikających z pełnomocnictw, upoważnień i poleceń Wójta.
Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) prowadzenie rachunkowości jednostki oraz budżetu Gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami;
2) przekazywanie pracownikom samorządowym wytycznych do opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem budżetu;
3) sporządzanie projektu rocznego budżetu Gminy i jej jednostek pomocniczych oraz przedkładanie go w obowiązującym terminie do zatwierdzenia;
4) dokonywanie bieżącej analizy realizacji budżetu Gminy i informowanie Wójta o bieżącej jego realizacji;
5) przygotowywanie propozycji zmian budżetu;
6) nadzorowanie sporządzania sprawozdawczości budżetowej;
7) organizacja i nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji i informacji finansowej;
8) przygotowanie dokumentów dotyczących zaciągnięcia kredytów przez Gminę;
9) kontrolowanie i pomoc w nadzorowaniu działalności gospodarczej i finansowej prowadzonej w ramach Gminy i jednostek organizacyjnych;
10) przygotowywanie okresowych analiz, sprawozdań, ocen i bieżących informacji sytuacji finansowej Gminy.
ZADANIA REFERATÓW:
Referatu Promocji, Infrastruktury i Funduszy Zewnętrznych
1) działanie na rzecz rozwoju Gminy;
2) podejmowanie zadań związanych z promocją Gminy, w tym inicjowanie kontaktów i współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy, organizacjami pozarządowymi, przedsiębiorcami oraz innymi instytucjami w zakresie promocji;
3) propagowanie wiedzy o Gminie, w tym walorów turystycznych i gospodarczych;
4) współpraca z Gminnym Ośrodkiem Kultury w zakresie organizacji uroczystości i wydarzeń gminnych;
5) prowadzenie strony internetowej Gminy, Biuletynu Informacji Publicznej oraz portalu społecznościowego Gminy;
6) współpraca i kontakt z mediami oraz opracowywanie informacji prasowych;
7) opracowywanie i prowadzenie katalogu ofert dla potencjalnych inwestorów we współpracy z pracownikami Urzędu;
8) ocena realizacji przyjętych programów rozwoju Gminy, w tym m.in. strategii rozwoju Gminy oraz przedstawianie wniosków i propozycji ich korekt;
9) nawiązywanie, utrzymywanie i koordynacja współpracy Gminy z organizacjami pozarządowymi i podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego;
10) podejmowanie działań z zakresu partnerstwa publiczno – prywatnego;
11) podejmowanie działań na rzecz współpracy międzygminnej;
12) realizacja zadań wynikających z podpisanych umów i porozumień o współpracy zagranicznej oraz obsługa delegacji zagranicznych;
13) realizacja obowiązku udostępniania informacji publicznej;
14) realizacja zadań wynikających z Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Przeciwdziałania Narkomanii;
15) monitorowanie funduszy zewnętrznych kierowanych do Gmin;
16) przygotowywanie i występowanie z wnioskami, w celu pozyskania funduszy na realizację zadań Gminy;
17) inicjowanie udziału Gminy w otwartych konkursach i programach, w celu ubiegania się o dotację z funduszy zewnętrznych;
18) współpraca z Urzędem Marszałkowskim oraz innymi instytucjami w zakresie możliwości pozyskiwania środków zewnętrznych oraz współpraca z merytorycznymi pracownikami
w przygotowywaniu wniosków;
19) zarządzanie projektami gminnymi współfinansowanymi ze środków zewnętrznych;
20) opracowywanie i aktualizacja programów niezbędnych w celu aplikowania o środki zewnętrzne;
21) sporządzanie sprawozdań dotyczących realizowanej inwestycji współfinansowanej lub finansowanej ze środków zewnętrznych;
22) prowadzenie pełnej dokumentacji dotyczącej pozyskiwania środków finansowych ze źródeł zewnętrznych od chwili złożenia wniosku do rozliczenia zadania;
23) koordynacja budowy, modernizacji i konserwacji lokalnej sieci dróg;
24) wykonywanie zadań związanych z ochroną p.poż.;
25) zapewnienie warunków bhp oraz pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w tym zakresie;
26) prowadzenie zadań z zakresu obrony cywilnej;
27) prowadzenie spraw z zakresu reagowania i zarządzania kryzysowego;
28) organizacja i prowadzenie zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
29) prowadzenie rejestru zamówień publicznych;
30) przygotowanie dokumentacji przetargowej;
31) kontrola realizacji zamówień publicznych;
32) prowadzenie zaopatrzenia w materiały i urządzenia biurowe oraz materiały eksploatacyjne;
33) realizacja zadań w zakresie melioracji wodnych.
Referat Finansowy
1) wymiar, ewidencja podatku i opłat lokalnych;
2) pobór i egzekwowanie należności z tytułu podatków i opłat lokalnych;
3) prowadzenia egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi na podstawie tytułów wykonawczych;
4) przygotowanie projektów decyzji w zakresie odraczanie terminów płatności, rozkładanie na raty i umarzanie zaległości z tytułu zobowiązań podatkowych;
5) wydawanie zaświadczeń o uzyskiwanych dochodach z prowadzenia gospodarstw rolnych do KRUS, ZUS, GOPS oraz innych instytucji na prośbę interesanta;
6) windykacja należności z tytułu wieczystego użytkowania, zarządu, użytkowania i dzierżawy terenów oraz należności z tytułu sprzedaży nieruchomości;
7) prowadzenie rachunkowości w zakresie wykonania budżetu Gminy:
a) ewidencja należności podatkowych, opłat i innych dochodów (opłata skarbowa, dowody osobiste, odsetki),
b) ewidencja wydatków budżetowych;
8) koordynowanie prac związanych z planowaniem i opracowaniem projektu budżetu Gminy:
przygotowanie projektu zmian w budżecie;
9) opracowywanie zbiorczych planów finansowania inwestycji;
10) opracowywanie zbiorczych planów w zakresie wydatków budżetowych;
11) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi gminy oraz Urzędami Skarbowymi w celu zapewnienia sprawnego wykonania budżetu;
12) opracowywanie i opiniowanie projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta powodujących skutki finansowe;
13) gospodarowanie funduszem płac, księgowanie i rozliczanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
14) obsługa finansowa zadań wynikających z układu wykonawczego budżetu;
15) sporządzanie miesięcznych sprawozdań z wykonani budżetu w pełnym zakresie szczegółowości lub
w zakresie umożliwiającym bieżącą ocenę sytuacji finansowej Gminy oraz przedstawienie Wójtowi stosownych wniosków;
16) przygotowanie stosownych informacji dotyczących wykonania i zmian budżetu oraz przekazanie ich do Regionalnej Izby Obrachunkowej;
17) analizowanie sprawozdań jednostek organizacyjnych gminy z wykonania budżetu pod względem formalno - prawnym i przestrzeganie dyscypliny budżetowej;
18) kontrola jednostek podległych pod względem finansowo – księgowym;
19) kompletowanie dokumentów rozliczonych dotacji, zatwierdzonych przez referaty merytorycznie;
20) prowadzenie rejestrów sprzedaży towarów i usług, deklaracji podatkowych VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami;
21) współpraca z Urzędem Statystycznym, Urzędem Skarbowym i wszystkimi referatami merytorycznymi Urzędu oraz Regionalną Izbą Obrachunkową;
22) wykonywanie zadań zleconych na podstawie ustaw z zakresu administracji rządowej dotyczących zwrotu podatku akcyzowego.
Referat Organizacyjny Spraw Obywatelskich
1) zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej Wójtowi, Zastępcy i Sekretarzowi oraz prowadzenie spraw kancelaryjnych w Urzędzie:
a) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
b) prowadzenie ewidencji korespondencji,
c) prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu,
d) prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,
e) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
f) prowadzenie tablicy ogłoszeń,
g) obsługa centrali telefonicznej, poczty elektronicznej Urzędu i platformy ePUAP,
h) prowadzenie rejestru delegacji pracowników Urzędu,
i) organizacja obsługi interesantów;
2) zapewnienie obsługi administracyjnej i kancelaryjno – technicznej Rady, jej Komisji oraz Wójta jako organu Gminy, a w szczególności:
a) przygotowywanie materiałów na sesje i posiedzenia Komisji,
b) przekazywanie korespondencji do Rady, jej Komisji oraz poszczególnych radnych,
c) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady oraz jej Komisji,
d) protokołowanie przebiegu sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań,
e) prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń, innych postanowień Rady, Komisji i Wójta oraz ich przechowywanie,
f) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
g) prowadzenie rejestru skarg i wniosków w rozumieniu przepisów Kpa,
h) przyjmowanie oświadczeń majątkowych składanych przez Radnych oraz osoby zobowiązane do ich złożenia,
i) realizacja procedury związanej z wyborem ławników,
j) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów sołtysów i rad sołeckich;
3) prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy;
4) ewidencja ludności (rejestr mieszkańców, rejestr wyborców);
5) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość;
6) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania;
7) przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych;
8) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji dotyczącej kwalifikacji wojskowej;
9) wydawanie decyzji w sprawach konieczności sprawowania przez żołnierza bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzenia gospodarstwa rolnego, uznanie za jedynego żywiciela rodziny;
10) współdziałanie z organami wojskowymi;
11) prowadzenie rejestru wyborców;
12) współpraca z organami sprawiedliwości i ścigania w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego;
13) prowadzenie rejestracji stanu cywilnego poprzez sporządzanie aktów stanu cywilnego, przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, wyborze nazwiska, uznaniu dziecka i inne wynikające
z prawa o aktach stanu cywilnego oraz Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego;
14) wydawanie decyzji administracyjnych wynikających z prawa o aktach stanu cywilnego oraz Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego;
15) prowadzenie całokształtu spraw w zakresie przyznawania odznaczeń;
16) wydawanie zezwoleń na organizowanie zabaw publicznych;
17) wydawanie pozwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;
18) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej;
19) prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu, a w szczególności:
a) bieżąca obsługa, utrzymywanie sprawności oraz wprowadzanie modernizacji systemów informatycznych,
b) dokonywanie zakupów sprzętu komputerowego i oprogramowania,
c) prowadzenie bieżącego instruktarzu i szkoleń w zakresie obsługi sprzętu i oprogramowania,
d) zapewnienie ciągłości funkcjonowania systemu informatycznego, zapewnienie ciągłości eksploatacyjnej stanowisk komputerowych,
e) zapewnienie bezpieczeństwa sieci komputerowej i sporządzanie kopii bezpieczeństwa,
f) administracja serwerami pracującymi w Urzędzie,
g) pełnienie funkcji Administratora Systemów Informatycznych;
20) zapewnienie administracyjno-gospodarczej obsługi Urzędu, a w szczególności utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd Gminy oraz na zewnątrz budynku;
Referat Inwestycji, Nieruchomości, Rolnictwa i Ochrony Środowiska
1. Prowadzenie spraw w zakresie inwestycji i planowania przestrzennego, a w szczególności:
a) przygotowywanie materiałów i podejmowanie czynności niezbędnych do sporządzenia projektu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
b) sporządzanie projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
c) uzgadnianie projektów planów miejscowych z zainteresowanymi organami administracji państwowej oraz innymi instytucjami,
d) udostępnianie projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego do publicznego wglądu i popularyzacja ich treści,
e) dokonywanie okresowej oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym, wynikających z realizacji planu miejscowego oraz oceny aktualności tego planu,
f) przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego (w tym studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego) oraz wydawanie wypisów i wyrysów oraz zaświadczeń,
g) przygotowanie projektów decyzji: o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu; o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego; w sprawie renty planistycznej,
h) prowadzenie gminnej ewidencji zabytków,
i) prowadzenie procesu scalania i podziału nieruchomości,
j) zapewnienie prawidłowego stanu technicznego mienia komunalnego i obiektów użyteczności publicznej,
k) koordynowanie prac związanych z prowadzonymi inwestycjami, w tym remontami, prowadzonymi przez Gminę,
l) uczestnictwo w naradach koordynacyjnych prowadzonych przez Starostę Średzkiego,
m) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w sprawie podziałów nieruchomości,
n) prowadzenie postępowania rozgraniczeniowego,
o) prowadzenie procedury dotyczącej wydawania decyzji w sprawie renty planistycznej i opłaty adiacenckiej.
2. Prowadzenie spraw w zakresie gospodarki nieruchomościami i gospodarki mieniem komunalnym, a w szczególności :
a) gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości,
b) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
c) gospodarowanie mieszkaniowym zasobem gminy oraz sporządzanie planów wykorzystania gminnego
zasobu nieruchomości, przygotowywanie opracowań geodezyjno-prawnych i projektowych, dokonywanie podziałów oraz scaleń i podziałów nieruchomości,
d) zarządzanie lokalami komunalnymi i socjalnymi stanowiącymi własność Gminy,
e) nabywanie nieruchomości niezbędnych do realizacji zadań Gminy,
f) sprzedaż i oddawanie w użytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowych,
g) przekształcanie prawa użytkowania wieczystego nieruchomości w prawo własności,
h) ustanawianie trwałego zarządu na rzecz jednostki organizacyjnej,
i) organizowanie przetargów na zbycie nieruchomości,
j) oddawanie nieruchomości w dzierżawę, najem, użyczenie,
k) wykonywanie prawa pierwokupu nieruchomości,
l) wycena nieruchomości,
m) komunalizacja gruntów,
n) regulowanie stanów prawnych nieruchomości będących własnością Gminy (występowanie
z wnioskami o założenie ksiąg wieczystych, o wykreślenie z ksiąg wieczystych długów i ciężarów,
ustanawianie ograniczonych praw rzeczowych),
3. Prowadzenie spraw w zakresie rolnictwa i ochrony środowiska, a w szczególności:
a) współdziałanie i koordynacja działań instytucji działających na rzecz rolnictwa i ochrony środowiska,
b) zapewnienie planowego i wszechstronnego rozwoju rolnictwa w Gminie,
c) wydawanie decyzji środowiskowych,
d) udzielanie informacji producentom rolnym w zakresie rolnictwa związanych
z członkostwem Polski w Unii Europejskiej,
e) prowadzenie działań w zakresie edukacji ekologicznej,
f) sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa,
g) wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów i wymierzanie kar za samowolne ich usunięcie,
h) nadzór i koordynacja spraw związanych z utrzymaniem porządku i czystości na terenie Gminy,
i) prowadzenie spraw z zakresu gospodarki odpadami komunalnymi (w tym utylizacja odpadów),
j) prowadzenie spraw związanych z właściwym utrzymaniem wysypisk śmieci, wodociągów, kanalizacji i wywozem kontenerów,
k) realizacja spraw powierzonych na mocy porozumienia z organami administracji rządowej,
l) programowanie i prowadzenie inwestycji związanych z zaopatrzeniem wsi w media,
m) prowadzenie nadzoru właścicielskiego nad spółkami komunalnymi,
n) prowadzenie ewidencji miejscowości, ulic i adresów – EMUiA.
STANOWISKA SAMODZIELNE
Do zadań samodzielnych stanowisk należy w szczególności:
1) Pełnomocnik Wójta ds. Ochrony Informacji Niejawnych:
a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
b) utrzymywanie współpracy z jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa,
c) zapewnienie właściwego obiegu dokumentów niejawnych w Gminie,
d) realizowanie zadań określonych w Planie Ochrony Informacji Niejawnych Urzędu Gminy;
2) Komendant Gminny Ochrony Przeciwpożarowej:
a) organizowanie i prowadzenie działań ratowniczych jednostek operacyjno-technicznych straży pożarnej z terenu Gminy,
b) organizowanie i prowadzenie ćwiczeń i szkoleń podległych jednostek OSP,
c) współdziałanie z Komendantem Powiatowym PSP w zakresie przygotowania OSP do działań ratowniczych,
d) współdziałanie z instytucjami zajmującymi się sprawami ochrony p-poż. na terenie Gminy,
